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会社の定款変更には、法務局への登記申請は必要ないが、株主総会の決議が必要なケースが多々あります。

今回はその中で「決算期の変更」と「取締役任期の変更」を例にとり、株主総会議事録のひな形を見てみたいと思います。

尚、議事録へ出席した取締役の記名押印は、署名のみの場合や、署名押印の場合もあり、こちらも各会社の定款に従うことになります。


～決算期変更に伴う臨時株主総会議事録～


臨時株主総会議事録


１．開催日時　平成○○年○○月○○日午前○○時○○分～午前○○時○○分


１．開催場所　当会社本店会議室
　

１．株主の出席状況　
　　　　　当会社の株主総数　○名　　総株主の議決権の数　　○○○個
　　　　　出席した株主の数　 ○名　　出席株主の議決権の数　○○○個


１．出席した役員の氏名
　　　　　取締役　○○　○○　　取締役　○○　○○


１．議長　代表取締役　○○　○○


１．議事の経過の要領及びその結果

　　議案　定款変更の件
　
　　議長は、当期より現行定款の事業年度を変更したい旨を詳細に説明し、総会にその賛否を問うたところ、総会は満場意義なく賛成したので次のとおり可決確定した。

　　定款第○○条○項を次のとおり変更すること。

　（現行定款）
　　第○○条（基準日）
　　当会社は、毎年３月末日の最終の株主名簿に記載又は記録された議決権を有する株主をもって、その事業年度に関する定時株主総会において権利を行使すべき株主とする。

　（変更後定款）
　　第○○条（基準日）
　　当会社は、毎年１２月末日の最終の株主名簿に記載又は記録された議決権を有する株主をもって、その事業年度に関する定時株主総会において権利を行使すべき株主とする。


　　定款第○○条を次のとおり変更すること。
　　尚、下記定款変更に伴い、当社の第○期は、平成○○年４月１日から平成○○年１２月３１日までとする。

　（現行定款）
　　第２３条（事業年度）
　　当会社の事業年度は、毎年４月１日から翌年３月３１までの年１期とする。

　（変更後定款）
　　第２３条（事業年度）
　　当会社の事業年度は、毎年１月１日から同年１２月３１までの年１期とする。
　


１．議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名　○○　○○


１．議事録の署名押印
　　上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長及び出席取締役がこれに記名押印する。

　　

　平成○○年○○月○○日
　
　　（商号）株式会社○○○○○　臨時株主総会

　　　議長代表取締役　○○　○○

　　　出席取締役　　　○○　○○



役員の任期を変更する場合には、「議事の経過の要領及びその結果」の部分を、下記の文言へ変更します。

～役員任期の変更に伴う臨時株主総会議事録～


　　議案　定款変更の件
　
　　議長は、現行定款の取締役の任期を変更したい旨を詳細に説明し、総会にその賛否を問うたところ、総会は満場意義なく賛成したので次のとおり可決確定した。

　　定款第○○条○項を次のとおり変更すること。

　（現行定款）
　　第○○条（取締役の任期）
　　取締役の任期は、選任後２年以内に終了する最終の事業年度に関する定時株主総会の終結時までとする。

　（変更後定款）
　　第○○条（取締役の任期）
　　取締役の任期は、選任後１０年以内に終了する最終の事業年度に関する定時株主総会の終結時までとする。




役員の任期変更の際は必要ありませんが、決算期を変更した場合には税務署及び都税事務所へ決算期の変更について「異動届出書」を提出する必要があります。

当該決議及び異動届出書の提出は、実際に変更となる決算期が完了する前に、作成及び提出をする必要があります。

例えば、３月決算を１２月決算に変更し、変更後最初の決算が平成２６年１２月３１日である場合には、平成２６年１２月３１日までに、決算期変更の決議と異動届出書の提出をすることになります。

また、３月決算を１２月決算へ変更した場合、変更後最初の事業年度は４月１日～１２月３１日までの９ヶ月となりますので、ご注意下さい。


以上、今回は「決算期の変更」と「取締役任期の変更」について、臨時株主総会議事録の作成を中心に、ご説明させて頂きました。




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